Сегодняшний архив — это не только специально оборудованное помещение, в котором хранятся кипы бумаг. Современный архив должен идти в ногу со временем и становиться всё более удобным и полезным. Электронные фонды позволяют по первому требованию направлять выписки и справки в электронном виде. Рассмотрим основные причины, по которым сканирование большого числа документов лучше поручить профи.
Сканированный документ – это документ, переведенный с бумажного носителя в электронный вид.
В распоряжении архивной компании не только профессиональное оборудование для сканирования разноформатных документов. Здесь собраны специалисты с глубоким пониманием процессов в архивной сфере. Доскональное знание нормативной и методологической баз позволяет оказывать услуги на высочайшем уровне.
Преимущества сканирования документов
Сканирование документации — один из важнейших инструментов в процессе оптимизации документооборота каждой компании. Это важно и в бизнесе и в государственном управлении. Благодаря сканированию решаются многие проблемы, которые часто возникают при работе с бумажными носителями информации. Какие преимущества имеет электронный архив:
- Освобождение дополнительных площадей. За счет перевода архива в электронный вид сокращаются расходы на содержание квадратных метров.
- Сохранность документации. Как известно, бумага со временем теряет свои свойства, материал может попросту стать недоступным. Чернила выгорают, бумага изнашивается. Отсканированный документ в этом отношении более долговечен, что позволяет сохранять материал на протяжении длительного времени.
- Удобный доступ к документации. Отсканированный документ можно получить в кратчайшие сроки в любое удобное время.
Какие документы подлежат сканированию
Отсканировать можно практически любой документ. Перевести в электронный вид можно как весь архив, так и какую-то часть документов. Современное оборудование позволяет сканировать практически всё что угодно — чертежи, схемы, фотографии, книги, документы и т.д.
Чаще всего сканируют следующие документы
- бухгалтерскую документацию;
- уставные и организационные документы;
- бумаги юридической направленности;
- кадровая документация;
- схемы, чертежи, проекты;
- различные изображения;
- периодические печатные издания.
Подготовка к сканированию документов
Чтобы сканирование документов получилось максимально эффективным необходимо к нему тщательно подготовиться.
Прежде чем приступить непосредственно к сканированию необходимо провести разброшюровку документации, удалить скобки и скрепки и т.д. Если разброшюровка принципиально невозможна можно отсканировать такие документы на специальном сканере.
На завершающем этапе подготовки документов к сканированию проводится упорядочивание бумаг по содержанию, структурным подразделениям, хронологии и т.д.
Разновидности сканирования документов
Чтобы архивные услуги были на высшем уровне, используется только качественное профессиональное оборудование и программное обеспечение. Существует несколько способов перевода документа из бумажного в электронный:
- Поточное сканирование. Это оперативное сканирование большого объема документации.
- Планшетное сканирование. Такой вид сканирования используется при работе со сшитыми или ветхими бумагами.
- Широкоформатное сканирование. К данному виду прибегают в случае работы с чертежами и документами формата до А0+.
Сканировать документы — это удобно
Специалист по сканированию выполняет весь комплекс услуг по сканированию документации:
- Подготовительные работы. Перед сканированием сотрудники производят разброшюровку документации, маркируют ее, создают опись дел и наносят штрих коды.
- Сканирование. Непосредственно сам процесс перевода информации с бумажного носителя в электронную форму.
- Текстовое распознавание. Графика переводится в машинописный вид. Делается это для того, чтобы впоследствии можно было быстро найти необходимый документ, задавая значение или слово.
- Индексация информации. Обрабатывать информацию по заданному составу полей необходимо для удобства поиска документации по определенным параметрам.
- Создание электронных книг. Эта функция позволяет перевести отсканированные документы в привычный формат.
- Экспорт данных и постобработка. На данном этапе отсканированная документация заносится в корпоративную электронную систему.
Почему организации лучше доверить сканирование своего архива
Для работы сотрудников организации, осуществляющей электронное архивирование характерно следующее:
- Бережное отношение к документации, независимо от того в каком формате и состоянии получен исходный материал.
- Осуществление полного комплекса услуг по подготовке документации к сканированию.
- Выполнение работы не только на своих площадях, но и в офисе клиента.
- Передача графических образов заказчику на любом удобном для него электронном носителе.
- Загрузка электронных документов как во вновь созданные, так и в уже существующие клиентские электронные архивы.
- Гарантия конфиденциальности.
Ещё по теме: «сканирование документов в электронный архив»: