Подпишитесь на нас в: Яндекс.Дзен, Телеграм, VK, FB, OK

Сканирование документов — о преимуществах электронного архива

сканирование документов
Сканирование вот этих, например, документов может занять годы…

Сегодняшний архив — это не только специально оборудованное помещение, в котором хранятся кипы бумаг. Современный архив должен идти в ногу со временем и становиться всё более удобным и полезным. Электронные фонды позволяют по первому требованию направлять выписки и справки в электронном виде. Рассмотрим основные причины, по которым сканирование большого числа документов лучше поручить профи.

Сканированный документ – это документ, переведенный с бумажного носителя в электронный вид.

В распоряжении архивной компании не только профессиональное оборудование для сканирования разноформатных документов. Здесь собраны специалисты с глубоким пониманием процессов в архивной сфере. Доскональное знание нормативной и методологической баз позволяет оказывать услуги на высочайшем уровне.

Преимущества сканирования документов

Сканирование документации — один из важнейших инструментов в процессе оптимизации документооборота каждой компании. Это важно и в бизнесе и в государственном управлении. Благодаря сканированию решаются многие проблемы, которые часто возникают при работе с бумажными носителями информации. Какие преимущества имеет электронный архив:

  • Освобождение дополнительных площадей. За счет перевода архива в электронный вид сокращаются расходы на содержание квадратных метров.
  • Сохранность документации. Как известно, бумага со временем теряет свои свойства, материал может попросту стать недоступным. Чернила выгорают, бумага изнашивается. Отсканированный документ в этом отношении более долговечен, что позволяет сохранять материал на протяжении длительного времени.
  • Удобный доступ к документации. Отсканированный документ можно получить в кратчайшие сроки в любое удобное время.

Какие документы подлежат сканированию

Отсканировать можно практически любой документ. Перевести в электронный вид можно как весь архив, так и какую-то часть документов. Современное оборудование позволяет сканировать практически всё что угодно — чертежи, схемы, фотографии, книги, документы и т.д.

Чаще всего сканируют следующие документы

  • бухгалтерскую документацию;
  • уставные и организационные документы;
  • бумаги юридической направленности;
  • кадровая документация;
  • схемы, чертежи, проекты;
  • различные изображения;
  • периодические печатные издания.

Подготовка к сканированию документов

Чтобы сканирование документов получилось максимально эффективным необходимо к нему тщательно подготовиться.

Прежде чем приступить непосредственно к сканированию необходимо провести разброшюровку документации, удалить скобки и скрепки и т.д. Если разброшюровка принципиально невозможна можно отсканировать такие документы на специальном сканере.

На завершающем этапе подготовки документов к сканированию проводится упорядочивание бумаг по содержанию, структурным подразделениям, хронологии и т.д.

Разновидности сканирования документов

Чтобы архивные услуги были на высшем уровне, используется только качественное профессиональное оборудование и программное обеспечение. Существует несколько способов перевода документа из бумажного в электронный:

  • Поточное сканирование. Это оперативное сканирование большого объема документации.
  • Планшетное сканирование. Такой вид сканирования используется при работе со сшитыми или ветхими бумагами.
  • Широкоформатное сканирование. К данному виду прибегают в случае работы с чертежами и документами формата до А0+.

Сканировать документы — это удобно

Специалист по сканированию выполняет весь комплекс услуг по сканированию документации:

  • Подготовительные работы. Перед сканированием сотрудники производят разброшюровку документации, маркируют ее, создают опись дел и наносят штрих коды.
  • Сканирование. Непосредственно сам процесс перевода информации с бумажного носителя в электронную форму.
  • Текстовое распознавание. Графика переводится в машинописный вид. Делается это для того, чтобы впоследствии можно было быстро найти необходимый документ, задавая значение или слово.
  • Индексация информации. Обрабатывать информацию по заданному составу полей необходимо для удобства поиска документации по определенным параметрам.
  • Создание электронных книг. Эта функция позволяет перевести отсканированные документы в привычный формат.
  • Экспорт данных и постобработка. На данном этапе отсканированная документация заносится в корпоративную электронную систему.

Почему организации лучше доверить сканирование своего архива

Для работы сотрудников организации, осуществляющей электронное архивирование характерно следующее:

  • Бережное отношение к документации, независимо от того в каком формате и состоянии получен исходный материал.
  • Осуществление полного комплекса услуг по подготовке документации к сканированию.
  • Выполнение работы не только на своих площадях, но и в офисе клиента.
  • Передача графических образов заказчику на любом удобном для него электронном носителе.
  • Загрузка электронных документов как во вновь созданные, так и в уже существующие клиентские электронные архивы.
  • Гарантия конфиденциальности.

Ещё по теме: «сканирование документов в электронный архив»:

Подписаться
Уведомление о
0 Комментарий
Строчные комментарии
Посмотреть все комментарии
0
Нажмите сюда, чтобы высказать своё мнениеx
()
x