С января 2020 года вступили в силу новые правила ведения трудовых книжек. Рассмотрим, как новшество отражается на работниках и работодателях. Что же нового внесла в жизнь электронная трудовая книжка?
В начале 2020 года у всех кадровиков наступил неожиданный аврал. И дело даже не в пресловутом коронавирусе. Все потому, что страна переходит на новую систему записи трудовой деятельности. Трудовые остались те же, но изменился их формат.
Для работников
Каждому работнику до 1 января 2021 года нужно подать заявление о продолжении ведения своей трудовой книжки. Это официально установленный срок. При этом работники, которые на момент наступление последнего дня 2020 года не исполняли трудовую деятельность, но за ними было сохранено место (например, на больничном или в декрете) имеет право написать заявление и в другое время, даже после наступления нового года.
По факту многих трудящихся работодатели попросили написать заявления уже перед вступлением в силу новых правил ведения трудовой. И пришлось срочно разбираться, чтобы выбрать свой вариант – коих есть два. Первый: вы просите вести свою трудовую по старинке на бумаге. Второй: вы согласны перевести трудовую жизнь в цифровой формат. В этом случае старая книжка выдается работнику на руки и фирма больше не отвечает за ее сохранность. Но законом предусмотрена возможность работнику в любой момент передумать и подать заявление на ведение цифровой версии, даже после подписания заявления об оставлении старого формата. Если работник не написал заявления, то его трудовая остается в бумажном варианте.
Какой вариант выбрать, конечно, решать вам, но стоит заметить, что электронный формат всё же больше подходит современной действительности. Цифровая версия практически полностью исключает человеческий фактор, то есть ошибки в записи трудовой. К тому же работодатели бывают разные, и не секрет, что некоторые шантажируют своих сотрудников и угрожают плохой записью, чтобы платить за труд меньше, а обязанностей «навалить побольше». Кибер-книжка, в этом плане, защищает от недобросовестных работодателей.
С другой стороны, электронная система может стать объектом атак хакеров или общего падения базы. В этом случае нет ничего надежнее бумаги. Но тут уже никто не застрахован — вероятность пожара в отделе кадров где-то такая же.
Всем неработающим выпускникам институтов, и всем, кто еще не успел завести трудовую, заводить ее в книжном формате не будут. Хотели бы они этого или нет, новых работников ждет исключительно цифровой формат.
Для работодателей
Согласно приказу Минтруда № 23н от 20.01.2020г. работодатели обязаны направлять в ПНФ сведения о работниках, принятых на работы, переведенных или уволенных. Первый отчет в Пенсионный Фонд надо было сдать до 17 февраля. А далее – не позднее 15 числа месяца, следующего за указанными выше изменениями в трудовой деятельности. Кто не успеет, тот будет платить штраф.
А также до 1 июля 2020 г. необходимо довести до всех сотрудников изменения в трудовом законодательстве и предложить выбрать вариант трудовой книжки: продолжать вести старую на бумаге или перенести все данные в цифровое пространство.
Электронная система, как и любая автоматизация общества, призвана облегчить работу, экономить время, разгрузить пространство и минимизировать ошибки и утрату документов. Электронный документооборот давно взят на вооружение и успешным бизнесом и крупными госструктурами. Электронные трудовые — ещё один шаг в цифровое будущее. Таким образом, для работодателей единственное преимущество бумажных трудовых книжек – только их привычность.
Ещё по теме: